L’identificazione dei MUDA, ovvero gli sprechi, è un passo importante per qualsiasi organizzazione che desidera migliorare la propria efficienza e produttività. Tuttavia, individuare queste attività non aggiuntive non è sempre facile, soprattutto in un’organizzazione complessa e strutturata, con processi non sempre ciclici. Uno dei motivi per cui non è sempre immediato è che, in molte aziende, spesso si lavora sull’urgenza e non sull’identificazione delle cause reali.
Risolvere un problema rapidamente può essere una soluzione conveniente, tuttavia, non protegge il processo di lavoro da errori ricorrenti. Questo è il motivo per cui i team aziendali devono concentrarsi sulla ricerca della causa principale e affrontarla correttamente.
Oltre ad una corretta mappatura del flusso di valore, per identificare gli sprechi e i problemi più ricorrenti, la tecnica dei 5 Perché è uno degli strumenti più efficaci per l’analisi delle cause profonde.
Ogni team deve affrontare degli ostacoli nel suo lavoro quotidiano, applicare questa tecnica aiuterà a risalire alla causa principale di qualsiasi problema e a proteggere il processo da errori e urgenze ricorrenti. Per dirlo in termini semplici, questa tecnica ci permetterà di andare a fondo del problema e identificare la reale causa da cui tra origine; indentificare la causa della “malattia” a partire dai “sintomi” che si presentano.
Uno dei fattori chiave per un’implementazione di successo di questa tecnica è di prendere una decisione informata. Ciò significa che il processo decisionale dovrebbe basarsi su una profonda comprensione di ciò che sta effettivamente accadendo sul piano di lavoro.
In altre parole, il processo di analisi delle cause dovrebbe includere persone con esperienza pratica perché possono fornire le informazioni più preziose per quanto riguarda i problemi che appaiono nella propria area di competenza.
Spesso, le questioni che vengono considerate per lo più un problema tecnico in realtà risultano essere problemi umani e di processo.
Ecco perché trovare ed eliminare la causa principale è fondamentale se si vogliono evitare fallimenti.
Facciamo un esempio.
Problema: Il dato dell’ordinato mensile è inesatto
- Perché il dato dell’ordinato mensile è inesatto?
Perché l’ufficio ordini non ha inserito e processato tutti gli ordini.
- Perché l’ufficio ordini non ha inserito e processato tutti gli ordini?
Perché non aveva le informazioni complete da processare.
- Perché non aveva le informazioni complete da processare?
Perché l’ufficio commerciale non ha fornito le informazioni complete.
- Perché l’ufficio commerciale non ha fornito le informazioni complete?
Perché gli operatori dimenticano alcune informazioni/non sanno che per l’ufficio ordini sono necessarie per processare l’ordine.
- Perché gli operatori dimenticano alcune informazioni/non sanno che per l’ufficio ordini sono necessarie per processare l’ordine?
Perché non è mai stata fatta un’apposita condivisione delle informazioni necessarie e non esiste una procedura guidata a prova di errore o dimenticanza.
Che cosa si può fare per migliorare questo processo? Implementare un sistema di informazioni “obbligatorie” da completare prima di spostare l’attività all’ufficio successivo!
Normalmente, ogni problema che si presenta ha una causa ben più profonda. Lavorare sull’urgenza, senza fermarsi mai ad analizzare le reali cause del problema, può generare sempre più problematiche da risolvere in urgenza e ci impedisce di migliorare per lavorare meglio.
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