Work Sampling
In un processo di miglioramento aziendale, può rendersi necessario misurare e mappare anche tutte quelle attività che non generano direttamente un “prodotto” tangibile e misurabile. Questo tipo di attività può essere svolto, ad esempio, da conduttori macchina, carrellisti, magazzinieri e, in generale, dal personale impiegatizio che lavora negli uffici e non direttamente nella produzione. In questi ambiti, il classico approccio “tempi e metodi” può risultare contro producente.
Cos'è il work sampling
Facciamo un esempio che ci aiuti a capire meglio: se, ad esempio, volessimo mappare le attività di un impiegato commerciale dovremmo cronometrarlo per l’intera durata della sua giornata lavorativa per diversi giorni per avere una stima del tempo impiegate per ognuna delle sue attività, tenendo presente che spesso ci sono attività non ripetute e che non dipendono direttamente dal collaboratore (un esempio, anche banale, può essere la durata delle telefonate di un impiegato commerciale, che non sempre dipende direttamente da lui, o le visite ai clienti). In questi casi, si può utilizzare invece il Work Sampling.
In sostanza, il work sampling valuta le percentuali di tempo che un lavoratore spende svolgendo differenti compiti: le proporzioni temporali osservate durante lo svolgimento del lavoro preso a campione sono le medesime proporzioni di tempo spese nell’attività in generale; è, dunque, uno strumento statistico per la mappatura e la misurazione (in termini di frequenza e durata) delle attività di un processo non a ciclo. L’obiettivo è quello di individuare le aree dove è prioritario intervenire per recuperare efficienza.
A cosa serve il work Sampling?
Questo strumento viene usato anche nelle seguenti circostanze:
- Studio dei ritardi/perdite di tempo: serve a stimare la percentuale di tempo che i lavoratori perdono in ritardi inevitabili; i risultati sono utilizzati nello studio dei metodi di lavoro e nella valutazione degli activity cost.
- Impostazione degli standard lavorativi: per impostare adeguatamente gli standard lavorativi l’osservatore deve possedere un’esperienza sufficiente a classificare le performance dei lavoratori.
- Misurazione delle performance: il campionamento può sviluppare un indice delle prestazioni per la valutazione periodica dei lavoratori
Quali sono i principali vantaggi del Work Sampling?
- È utile per mappare il tempo speso dalle risorse nelle diverse attività di un processo produttivo o impiegatizio;
- È utile per misurare e riorganizzare le attività;
- Consente di individuare le aree dove è prioritario intervenire per recuperare efficienza;
- Consente di ottenere una mappatura delle attività a valore e non a valore.
Le fasi per implementare il Work Sampling:
- Definizione del gruppo di lavoro;
- Definizione del processo da mappare;
- Realizzazione del modulo per la raccolta dei dati;
- Esecuzione del Work Sampling pilota con un numero limitato di osservazioni
- Terminato il periodo di rilevazioni “pilota” raccogliete i moduli e verificare i risultati preliminari.
- Analisi dei dati preliminari.
- Eventuale ridefinizione del modulo del Work Sampling con la lista definitiva delle attività da mappare
- Definire il periodo di rilevazione
- Svolgere Work Sampling
- Analisi dei risultati
Un modulo per il work sampling dovrebbe contenere data, ruolo dell’operatore, attività da mappare (stabilite prima dell’inizio dell’analisi), l’orario di lavoro ed è necessario stabilire la frequenza di osservazione, ad esempio ogni 30 minuti.
Secondo queste premesse, dunque, ogni 30 minuti si andrà a mettere una X (o segnalare nel modo che si è stabilito inizialmente) sull’attività che l’operatore sta svolgendo in quel momento. La somma delle “X” moltiplicate per l’intervallo di tempo scelto fornirà il tempo allocato ad ogni singola attività, che suddiviso per il totale dell’orario lavorativo ci fornirà un dato importante: quanto tempo al giorno (inteso come giornata lavorativa) una determinata attività occupa un determinato operatore.
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